沪自贸临管办〔2021〕1号

关于印发《临港新片区重大活动和突发事件

档案管理规定》的通知

管委会各部门、各有关单位:

为加强临港新片区重大活动和突发事件档案科学规范管理，确保档案资源齐全完整与有效利用，丰富和充实临港新片区档案资源体系，更好地服务和推进临港新片区建设发展，特制定《临港新片区重大活动和突发事件档案管理规定》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

中国（上海）自由贸易试验区临港新片区管委会办公室

2021年1月21日  

临港新片区重大活动和突发事件

档案管理规定

第一章 总  则

第一条 为加强临港新片区重大活动和突发事件档案科学管理，进一步完善临港新片区档案资源体系，确保档案齐全、完整、真实、安全，更好地服务和推进临港新片区建设发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《上海市档案条例》《重大活动和突发事件档案管理办法》等相关法律、法规、规章，制定本规定。

第二条 本规定所称重大活动是指在临港新片区区域内组织举办的，具有重大意义或者重要影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生的，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条 本规定所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

第四条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为服务临港新片区经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条 重大活动和突发事件档案工作的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费应当列入活动经费预算或主办单位部门预算。

第六条 重大活动和突发事件档案工作应纳入重大活动筹备举办和突发事件应对处置总体部署、计划安排，与各项工作同步谋划、同步落实、协调推进。

第二章  职责与分工

第七条 管委会办公室（审计室）是临港新片区管委会档案主管部门，负责对临港新片区重大活动和突发事件档案工作的组织领导和统筹协调，建立健全工作制度、梳理制定档案工作清单，加强档案工作的监督、指导和检查，确保档案收集齐全完整、整理规范有序、保管安全可靠、鉴定准确及时、利用简捷方便、开发实用有效。

第八条 管委会重大活动和突发事件的牵头办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（简称责任部门）负责相应档案的收集、整理，并按规定向管委会办公室（审计室）移交归档。

第九条 管委会各部门和单位自行主办或承办的重大活动和应对处置突发事件形成的档案，由各部门和单位自行负责收集、整理、归档。

第三章  档案的管理

第十条 重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。管委会办公室（审计室）负责建立本区域内重大活动和突发事件档案工作清单，确定年度工作任务（或事项），明确责任部门、单位及工作要求（或事项）。工作任务应当包括但不限于以下内容：

（一）党的代表大会、人民代表大会，国际、国家或区域级论坛峰会、合作交流会、博览会、招商引资会、推介洽谈会等会议、会展活动；

（二）国际、全国或地区性综合性运动会及其他重大杯赛、联赛、锦标赛、冠军赛等赛事活动；

（三）以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；

（四）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。

第十一条 各责任部门应根据管委会重大活动和突发事件档案工作清单制定档案工作具体实施方案，明确档案工作负责人和具体经办人员，并按工作程序和要求形成归档文件材料。

采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第十二条 各责任部门应当将下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及职责分工文件材料，规章制度，工作方案、预案、报告、报表、简报、总结，会议材料，大事记、宣传报道，按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十三条 各责任部门应当确定重大活动和突发事件文件材料归档范围和档案保管期限，并纳入本部门、本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。

第十四条 各责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料开展组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时移交归档。

管委会应编制重大活动和突发事件档案专题目录。

第十五条 管委会办公室（审计室）应当按照国家有关规定加强重大活动和突发事件档案的安全保管和保护，确保档案实体安全和信息安全；采用先进技术和手段，实现档案现代化管理。

第十六条 列入本市重大活动和突发事件档案工作清单的档案，管委会办公室（审计室）要在规定期限内向上海市档案馆移交。对移交进馆档案要进行开放审核，并在移交时附具意见。

第四章  档案的利用与监督

第十七条 管委会办公室（审计室）和各责任部门所保管的重大活动和突发事件档案主要供本单位和上级主管单位利用。对外提供利用的，应严格执行本单位档案利用审批程序和要求。

第十八条 管委会办公室（审计室）和各责任部门应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第十九条 对在重大活动和突发事件档案工作中作出突出贡献的单位或个人，管委会办公室（审计室）可单独或联合有关部门，或由各责任部门按照相关规定给予表彰奖励；存在违法违纪行为的，应当由有关主管部门依法依规予以处理。

第五章  附  则

第二十条 本规定由管委会办公室（审计室）负责解释。

第二十一条 本规定自发布之日起施行。